Waarom DMS?DMS, oftewel het beheren en archiveren van documenten, heeft een grote meerwaarde voor uw bedrijf.
En wel op verschillende gebieden en om verschillende redenen:
- Wettelijke bepalingen: De overheid heeft een aantal regels opgesteld waaraan u moet voldoen, omdat u anders bijvoorbeeld niet de vereiste vergunningen krijgt.
- Veiligheid en Milieu: Personeel is een succesfactor in uw bedrijf. U wilt hen vanzelfsprekend laten werken in een omgeving die voldoet aan veiligheidseisen op het gebied van arbo en milieu.
- Efficiency: Naast uw personeel zijn het vaak machines en/of installaties die uw producten vervaardigen. De effectiviteit van de apparatuur moet zo hoog mogelijk blijven. Daarom probeert u situaties die leiden tot een machinestilstand of een andere vorm van effectiviteitsvermindering te minimaliseren.
- Kennismanagement: Om als organisatie zo flexibel mogelijk te zijn in de inzet van eigen en externe arbeidskrachten moet kennis goed toegankelijk en snel te vinden zijn.
SAP als ToolEen goed documentenbeheersysteem voldoet minimaal aan de volgende punten:- Goede toegankelijkheid
- Snelle zoektijd en validatie
- Goede kwaliteit/betrouwbaarheid
- Informatiebeheer
- Eenvoudige distributie
- Veilige opslag
SAP DMS waarborgt deze bovenstaande keyfactoren door onder andere de volgende componenten:- Geďntegreerde viewer.
- Flexibele user interfaces.
- Zoekmechanismen.
- Open interfacing.
- B2B folders.
- Records Management. SAP Records Management is eigenlijk een uitbreiding van SAP DMS. Dit product stelt u namelijk in staat om de ordners in uw kast te vervangen door electronische ordners oftewel records. Deze records kunnen gearchiveerde documenten, SAP DMS documenten, SAP logistieke stamgegevens en documenten van andere applicaties dan SAP bevatten.
- Veiligheid en toegankelijkheid.
SAP Interactive Forms by AdobeSAP Interactive Forms by Adobe” is een gezamenlijke inspanning van SAP en Adobe en is een integraal onderdeel van SAP NetWeaver. Door de bundeling van kennis en kunde van beide organisaties op het gebied van formulier gerelateerde processen (het werkgebied van Adobe) en integrale bedrijfsprocessen (SAP) zijn nieuwe toepassingen ontstaan.
.
Deze kunt u binnen uw organisatie bijvoorbeeld op de volgende manieren toepassen:- Een werkorder wordt als PDF naar de monteur gestuurd. Op basis van deze informatie kan de monteur de reparatie uitvoeren. Na uitvoering van de opdracht vult hij het materiaalverbruik en de gespendeerde tijd op het formulier in en stuurt het per e-mail terug. Deze gegevens worden vervolgens in het back-office system automatisch verwerkt.
- Om een goede offerte te kunnen opstellen, moet de aanbieder over meer informatie van de klant beschikken. Daarvoor zendt hij hem via e-mail een formulier toe, welke de klant invult en op zijn beurt weer terugstuurt via e-mail. Op basis van de ontvangen antwoorden wordt automatisch een offerte in SAP gegenereerd.
- Bij storing aan een machine vult de klant een Adobe-formulier in via uw intranet site. Dit formulier wordt vervolgens automatisch verwerkt tot een notificatie in het back-office systeem en de klant ontvangt per e- mail het ingevulde formulier inclusief het notificatienummer voor zijn eigen administratie.Kortom, “SAP Interactive Forms” by Adobe is een toekomstgerichte, stabiele technologische oplossing voor interactieve formulieren. En een prima vorm van document management.
